請求書をメールで
送るときの手順
結論：メールで送っても構いません。紙でなければならない決まりはありません。ただし送ったPDFは「電子取引データ」に当たり、データのまま保存する必要があります。印刷して元データを消す運用はできません。ここだけ先に押さえてください。
送る前に確認する3点
| 確認 | 理由 |
|---|---|
| ①記載事項がそろっているか | インボイス発行事業者なら登録番号を含む6項目が必要 → 記載事項。登録していないなら書式は自由です |
| ②送り先とファイル形式 | PDFが一般的。相手の指定（システム経由など）があるか事前に確認 |
| ③振込先が事業用口座か | 入金が混ざると、あとで仕分ける手間が増えます → 口座を分ける |
手順
1. 請求書を作る（表計算ソフトでも請求書サービスでも可）
2. PDFで書き出す（編集できる形式のまま送らない）
3. ファイル名を「日付_自分の屋号_請求書_取引先」など、あとで探せる形にする
4. メール本文に必要事項を書いて送る（下記）
5. 送ったPDFを保存フォルダに入れる（控えも電子取引データです）
6. 入金予定日をメモして、消し込みを確認する
メール本文に書くこと
- 請求書を添付した旨と請求月
- 請求金額と支払期日（本文にも書くと相手が処理しやすい）
- 振込先（請求書に書いてあれば本文は省略可）
- 不明点の連絡先
本文に書きすぎないでください。請求書の内容と食い違うと、相手がどちらを正とすべきか迷います。金額と期日だけを、請求書と同じ表記で書くのが安全です。
保存の義務（ここが本題）
国税庁の特設サイトには、「取引に関する書類に通常記載される情報（取引情報）を含む電子データをやり取りした場合の、当該データに関する保存義務やその保存方法等についても同法により定められています」とあります。自分が送った請求書の控えも対象です。
| やること | 中身 |
|---|---|
| データのまま保存 | PDFを消さない。印刷しても原本は残す |
| 検索できる状態 | 「日付・金額・取引先」で検索できることが要件。ファイル名を統一すれば満たせます |
| 訂正削除の防止 | 専用システムがなくても、事務処理規程を定めて守ることで対応できます（国税庁にサンプルあり） |
| 間に合わない場合 | 猶予措置があります（相当の理由がある場合。ダウンロードと書面の提示に応じられること）→ 詳しく |
源泉徴収がある取引のとき
対象になる報酬なら、請求書に源泉徴収税額を書いておくと入金額が合います。本体と消費税を分けて書けば、源泉徴収は本体価格に対して計算できます → 対象になる仕事とならない仕事
郵送を求められたら
相手の運用で紙の原本を求められることがあります。その場合は郵送します。郵送に対応する請求書サービスもあります → Misocaの手順
次に取る行動
- 請求書のファイル名の付け方を決める（日付_取引先_金額 でも可）
- 送信済みPDFの保存フォルダを1つ決める
- メール本文の定型文を1つ作る（毎回書かないで済みます）
- インボイス登録がある場合、登録番号が入っているかを確認する
以下は提携が完了している案件のアフィリエイトリンクです。経由して申し込みがあった場合、運営者に報酬が入ります。読者側の料金や条件は変わりません。→ PR表記について
- Misoca（見積書・納品書・請求書の作成）を見る（公式サイト）
公式ページに「PDFの発行やリンク共有・郵送・メール送信はワンクリックで完了」との記載があります（2026年9月10日確認）。年に数枚なら、無料のテンプレートで足ります。
次に読む
出典：国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」「令和6年1月からの電子取引データの保存方法」／弥生「Misoca」公式ページ。最終確認日：2026年9月11日。このページは税務の助言ではありません。